Refurbished Laptops – Teil 2

Wir haben bereits vor Weihnachten den Prozess zur Lieferung und Ausrollung der refurbished Laptops skizziert.

refurbished Laptops im Rahmen des 8-Punkte-Plans

In diesem Folgeartikel möchten wir einerseits auf die Abwicklung beanstandeter Akkus näher eingehen sowie einige Hintergrund-Informationen näher beleuchten, die sich aus einer längeren Kommunikation mit dem BMBWF ergeben hat.

Akkus

Die Lenovo Think Pad E470 haben einen internen (nicht tauschbaren) sowie einen externen (leicht tauschbaren) Akku verbaut.

Leider wurden einige Akkus tiefenentladen geliefert, sodass wir in Folge mit einer Beanstandung der Akkus konfrontiert waren. Aus Gründen der Kulanz haben wir uns als Schule dazu entschlossen, diesen Aufwand im Sinne der Kinder/Eltern zu tragen.

Das Vorhandensein 2er Akkus führte jedoch dazu, dass wir hier eine Fallunterscheidung vornehmen mussten. Für jene Geräte, mit schlechtem internen Akku, mussten wir Ersatz-Geräte beantragen währenddessen wird schlechte exteren Akkus unbürokratisch mit jenen von den noch nicht ausgegebenen Lehrer-Geräten tauschen konnten.

Lessons learned

Aus jenen Punkten, die heuer nicht so gut gelaufen sind, versuchen wir für das Folgejahr jetzt schon Optimierungen in die Wege zu leiten:

• Dass tiefenentladene Akkus geliefert wurden bzw. vereinzelt sogar Kombinationen aus schlechtem internen und externen Akku, darf nächstes Jahr nicht mehr passieren. Hierzu werden wird das Gespräch mit unserem Lieferanten (AFB) suchen, die sich jedoch von Anfang bis zum Ende äußerst kooperativ erwiesen haben (rasche Reaktionszeiten, Tausch-Akkus, Tausch-Geräte).
• Es ist sinnlos, die Laufzeiten der Geräte von den Eltern messen und einmelden zu lassen, da diese unterschiedliche Methoden der Messung durchgeführten haben und eine Vergleichbarkeit bzw. eine nützliche Rückmeldung somit kaum gegeben war. Mein Kollege Martin Gruber hat dazu unser initiales Script so erweitern, dass auch die Akku-Kapazitäten gleich bei der Ausgabe der Geräte in der Schule erhoben werden können.

Script zum Auslesen von Laptop-Daten

• Heuer haben wir den Prozess der Auswahl/Lieferung/Ausgabe/Reklamationen intensiv betreut und können somit aus erster Hand die Problemzonen benennen, die auch nächstes Jahr auf uns zukommen können. Wie vom Gesetzgeber intentiert, werden wir 2022/23 aber keinen Support mehr zu den Geräten nach erfolgter Ausgabe leisten. Dies übersteigt unsere personellen Ressourcen am Standort, ist nächstes Jahr auch nicht mehr in dieser Form durchführbar (weil voraussichtlich keine neuen Lehrer-Geräte mehr mitgeliefert werden) und auch im Prozesshandbuch gar nicht vorgesehen (die Aufgabe der Schule endet mit der Übergabe der Geräte an die SchülerInnen).

Post aus dem BMBWF

Vertreter des Bildungsministeriums haben mich gebeten, einige Aussagen aus dem ersten Artikel etwas nachzuschärfen.

• Kustodengeräte: Folgende Auskunft erklärt, warum die Kustodengeräte nicht in der Plattform app.digitaleslernen.gv.at erfasst wurden:

Nicht alle Bundesländer haben die Geräte dauerhaft an die Schulen ausgegeben. Einige Bundesländer haben sie auch fürs Erste nur befristet verliehen weil sie die Geräte dann auch wieder zurückholen und für Schulungen einsetzen möchten. Deshalb wird es in manchen Fällen nicht möglich bzw. sinnvoll sein, das Gerät in der Applikation auch zuzuweisen.

BMBWF, Bock Andrea, VB MinR

• Changelog Handbuch: Es hat sich herausgestellt, dass einzelne Passagen im Handbuch der OeAD immer wieder verändert wurden ohne dass diese für die IT-Manager an den Schulen klar ersichtlich gewesen wäre. Unser Wunsch eines Art Changelogs zum Handbuch wurde aufgenommen.

• Seriennummern in der Plattform einfacher verwalten: Es wurde bereits mehrfach kritisiert, dass heuer hunderte Seriennummern einzeln, händisch den SchülerInnen zugeordnet werden mussten. Für 2022/23 wurde zumindest eine Import-Möglichkeit zugesagt – wir haben am letzten Drücker auch noch das neutrale CSV-Format hineinreklamiert:

Im kommenden Jahr wird es einen XLS-Export- sowie auch Import der Seriennummern und auch für die Zuweisung der Geräte geben.

BMBWF, Bock Andrea, VB MinR

• Warum überhaupt Seriennummern in der Plattform verwalten: Eine Kernaussage des BMBWF besteht in der Kontrollmöglichkeit externer Institutionen:

Der Hintergrund, warum eine Zuordnung Seriennummer zu Schülerin bzw. Schüler (und als Klassen- oder überzähliges Gerät) erforderlich ist, liegt in der Transparenz und dem von uns geforderten Nachweis der Verwendung der bestellten und ausgelieferten Geräte bzw. der Budgetmittel.

Ein Teil der Geräteinitiative (die Schülergeräte) wird über Mittel aus dem Europäischen Aufbau- und Resilienzfonds finanziert. Einerseits müssen wir der Europäischen Kommission gegenüber nachweisen können, dass die Geräte wirklich bei den Schülerinnen und Schülern und an den Schulen angekommen sind und wir auch alle teilnehmenden Schulen bzw. Schülerinnen und Schüler ausgestattet haben. Andererseits gilt Gleiches auch in Bezug auf die nationalen Kontrollinstanzen. Auch der Rechnungshof wird – sollte er die Umsetzung der Initiative in Zukunft einmal prüfen – diesen Nachweis einfordern.

Zusätzlich ist die Zuweisung der Geräte auch für die Administration des Eigenanteils relevant. Im Falle von Schulwechseln können BMBWF und der OeAD prüfen, ob Schülerinnen und Schüler schon ein Gerät nach den Bestimmungen des SchDigiG bekommen haben oder noch nicht und an der neuen Schule auszustatten wären.

Auch die Übergabedokumente können so von der Applikation automatisiert generiert  und die Daten automatisiert angedruckt werden.  

BMBWF, Bock Andrea, VB MinR

Kontrolle und Transparenz sind natürlich Punkte, die gerade in einem Land mit schlechtem Korruptions-Index (ja, wir sprechen hier von Österreich), hoch zu halten sind.

Gleichzeitig kann für mich nach wie vor nicht erschlossen werden, wieso hier die Zahlungsdaten der Bundesbuchhaltungsagentur in Kombination mit den bestätigten AVB (= Allgemeinen Vertragsbedingungen) nicht ausreichend wären, um zu dokumentieren wer welches Gerät in Anspruch genommen hat.

Dass die Übergabedokumente auch nicht unbedingt für Reklamations-Zwecke notwendig sind, zeigt das unterschiedliche Vorgehen der einzelnen Lieferanten:

Sie haben recht, dass nicht alle Lieferanten den Eigentumsnachweis verlangen. Die beiden Refurbisher arbeiten ohne Eigentumsnachweis. Zwei der drei Neugeräte-Lieferanten lassen sich diesen vorlegen.

BMBWF, Bock Andrea, VB MinR

Die Lieferanten wissen ja ohnehin, welche Geräte mit welchen Seriennummern ausgegeben wurde, sodass bei Reklamationen eine Angabe der betroffenen SN ausreichend sein sollte (unabhängig ob das defekte Geräte nun Fr. Müller oder Hr. Meier gehört).

Eine Erleichterung der Zuordnung zwischen SN und SchülerIn ist aber schon einmal ein wesentlicher Schritt, um die Belastung der IT-Manager an den Schulstandorten (vor allem an großen Schulen) wieder in normale Bahnen zu lenken.

• Linux-Zertifzierung der Laptops: seitens OSOS Austria haben wir einmal mehr auf die Notwendigkeit hingewiesen, dass Laptops im Rahmen des 8-Punkte-Plans Linux-zertifiziert sein müssen. Gerade die Umstellung auf Windows 11 hat uns wieder einmal anschaulich vor Augen geführt, dass brauchbare Hardware unter Windows oft nicht mehr weiterbetrieben werden kann, währenddessen eine Nutzung mit dem freien Betriebssystem noch tadellos möglich wäre.
  
  In diesem Sinne fordern wir einmal mehr eine Zertifizierung ähnlich der u:book Aktion an den Hochschulen/Universitäten wo dies bereits seit Jahren erfolgreich durchgeführt wird.

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Wir bedanken uns bei den Vertretern des BMBWF für den intensiven Diskurs und vor allem für die Bereitschaft, an Verbesserungen für das Folgejahr zu arbeiten an denen wir letztendlich alle gemeinsam höchstes Interesse haben!

MMag. Rene Schwarzinger (OSOS Austria, Bundesleitung ARGE INF AHS, IT-Manager, Lehrer für INF)